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Primeiros passos

Um guia curto para começar a atender pelo WhatsApp no ZapOps. Os nomes em negrito são os botões e menus do painel. Qualquer dúvida, fale com a gente: o contato está no fim da página.

1. Entrar e proteger a conta

1. Depois do pagamento, você recebe um e-mail com o link para criar a sua senha (vale por 72 horas). Se não achar, olhe o spam.
2. Entre em zapops.com.br/entrar com o seu e-mail e a senha. Se o link vencer ou você esquecer a senha, use Esqueceu a senha? na tela de entrada.
3. Recomendamos ligar a verificação em 2 etapas: Configurações → Minha conta → Verificação em 2 etapas → Ligar. Você usa um aplicativo como Google Authenticator ou Microsoft Authenticator. Guarde os códigos de recuperação em lugar seguro.
4. Para mudar o seu nome ou a senha: Configurações → Minha conta → Alterar nome ou Alterar senha.

2. Conectar o WhatsApp

O ZapOps usa a API oficial do WhatsApp (da Meta). Você precisa de um número de telefone que possa receber uma confirmação por SMS ou ligação.

1. Vá em Configurações → WhatsApp Business e clique em Conectar WhatsApp Business.
2. Abre uma janela da Meta. Entre com o seu Facebook, escolha ou crie a conta empresarial e confirme o número. A própria Meta guia cada tela.
3. Ao terminar, o número aparece na lista como connected. Para ter mais de um número (por exemplo, vendas e suporte), clique em Conectar outro número; você pode dar um nome a cada um.

As mensagens que a empresa inicia (por modelo) são cobradas pela Meta, conforme a tabela de preços dela, na forma de pagamento cadastrada na sua conta da Meta. Esse valor é separado da mensalidade do ZapOps.

3. Cadastrar atendentes

1. Abra o menu Atendentes. Informe o nome, o e-mail e uma senha inicial (mínimo de 8 caracteres) e clique para adicionar.
2. O atendente entra em zapops.com.br/entrar com esse e-mail e senha, e pode trocar a senha em Minha conta.
3. Se a empresa tem equipes (Vendas, Financeiro…), crie setores na mesma tela e marque em quais setores cada atendente trabalha. A conversa pode ser transferida entre setores.
4. O número de atendentes depende do plano. Para ampliar, fale com a gente.

4. Atender as conversas

• No menu Conversas ficam as conversas abertas. Clique em uma para ler e responder. Dá para transferir a conversa para outro atendente ou setor.
• Respostas rápidas: no campo de mensagem, digite / (ou clique no raio) para escolher um texto pronto. Use {nome} no texto para inserir o primeiro nome do contato.
• Notas internas: anotações que só a equipe vê, na própria conversa.
• Janela de 24 horas: o WhatsApp só permite texto livre até 24 horas depois da última mensagem do cliente. Depois disso, ou para puxar assunto com alguém, é preciso usar um modelo aprovado (botão Nova conversa).
• Quando terminar o atendimento, clique em Finalizar (você pode também avisar o cliente com uma mensagem de encerramento). Se o cliente voltar a escrever, a conversa reabre.
• Em Configurações → Regras do atendimento você escolhe, por exemplo, se o robô fica quieto enquanto uma pessoa atende e se conversas paradas se finalizam sozinhas depois de algumas horas.

5. Automatizar respostas

No menu Automação você cria respostas automáticas. Cada uma começa por um gatilho:

• Boas-vindas: quando um contato novo escreve pela primeira vez.
• Fora do horário de atendimento: responde quando ninguém está disponível.
• Palavra-chave: responde quando o cliente escreve uma palavra que você definiu (por exemplo, “preço”).

A resposta pode ser um texto simples ou um menu com botões ou lista, e cada opção pode levar a outra resposta, a um atendente ou a um setor. A aba Follow-up manda uma mensagem (por modelo aprovado) para quem ficou sem responder por algum tempo.

6. Modelos de mensagem

Modelos são mensagens que a Meta precisa aprovar antes de você usá-las para iniciar conversas, em campanhas e em follow-ups.

1. Abra o menu Modelos e clique em Novo modelo.
2. Escolha o nome, a categoria e escreva o texto. Para variáveis (o nome do cliente, por exemplo), use {{1}}, {{2}} e informe um exemplo de cada. A tela mostra uma prévia como ficará no celular.
3. Envie para análise. O status aparece na lista (Em análise, Aprovado ou Recusado, com o motivo). Se for recusado, use Usar como base para ajustar e enviar de novo.

7. Campanhas

1. No menu Campanhas, clique em Nova campanha, dê um nome e escolha o tipo: Template (um modelo aprovado) ou uma automação completa. Se você tem mais de um número, escolha por qual(is) enviar.
2. Informe o custo estimado (opcional) para ver depois o retorno da campanha, e escolha quem vai receber. A tela mostra as opções.
3. Acompanhe os envios e as respostas na própria tela.

Envie só para quem autorizou receber mensagens da sua empresa (é uma exigência da Meta e da LGPD). Quem responde com uma palavra como “PARAR” ou “SAIR” é descadastrado automaticamente e deixa de receber campanhas.

8. Contatos

• No menu Contatos ficam todos os contatos, com etiquetas e campos personalizados. Clique no nome para abrir a ficha: conversas, cobranças, negócios e anotações do contato.
• Importar planilha: use Importar com um arquivo CSV ou Excel (.xlsx), até 5.000 linhas por vez. A tela mostra uma prévia antes de salvar. Exportar baixa os seus contatos em planilha.

9. Cobrança via Pix na conversa

1. Você precisa de uma conta no Asaas. Em Configurações → Cobrança via Pix (Asaas), cole a chave de API do Asaas (gerada no painel deles). Cole só ali, nunca em conversa ou e-mail.
2. Dentro de uma conversa, clique em Cobrar via Pix, informe o valor e o CPF/CNPJ do cliente. O código “copia e cola” vai para o cliente no WhatsApp e, quando ele paga, a conversa avisa.
3. Se o Pix ficar mais de um dia sem pagar, o ZapOps cria uma tarefa de cobrança para a equipe (dá para desligar no funil).

10. Funil de vendas e tarefas

• No menu Funil, cada conversa nova vira um cartão que você arrasta entre as etapas (Novo contato, Em conversa, Proposta enviada, Aguardando pagamento, Ganho, Perdido). As etapas podem ser editadas pelo dono da conta.
• O menu Tarefas reúne os lembretes da equipe, com aviso por e-mail quando chega o prazo.

11. Botão de WhatsApp para o seu site

No menu Widget do site você escolhe o número, a mensagem inicial e a posição, e copia o código para colar na sua página. Os visitantes clicam e abrem a conversa no WhatsApp.

12. Assinatura

• Em Configurações → Minha assinatura (só para o responsável pela conta) você vê o plano, o valor e a situação do pagamento.
• Se a mensalidade vencer sem pagamento, você recebe um e-mail com o link para pagar. Depois de 5 dias de atraso o acesso ao painel é suspenso, e volta sozinho assim que o pagamento é confirmado. Suas conversas continuam sendo guardadas.
• Para cancelar, use Cancelar assinatura na mesma tela. Não há multa: você continua usando até o fim do período já pago e não há reembolso do período em curso (veja os Termos de Uso).

Dúvidas frequentes

Não consigo mandar mensagem para um cliente.
Provavelmente já passaram 24 horas desde a última mensagem dele. Use um modelo aprovado.

O contato não recebe a campanha.
Ele pode ter pedido para sair (aparece como descadastrado na ficha) ou o número pode não estar no WhatsApp. O resultado de cada envio aparece na campanha.

Meu modelo foi recusado.
A Meta informa o motivo na lista de modelos. Os mais comuns: variável colada em outra ou no começo/fim do texto, texto genérico demais ou conteúdo proibido pelas regras do WhatsApp.

Não recebi o e-mail de criar a senha.
Procure no spam. Se não estiver lá, use Esqueceu a senha? na tela de entrada ou escreva para a gente.

Para onde vão os meus dados?
Leia a Política de Privacidade. Para pedir acesso, correção ou exclusão de dados, escreva para o contato abaixo.

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